Formation Outils Collaboratifs Outlook, Teams, Onedrive

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Description

FORMATION OUTILS COLLABORATIFS OUTLOOK, TEAMS, ONEDRIVE

Maitriser les outils collaboratifs de la suite office 365 Outlook, Teams et Onedrive

3

FORMATION
SUR MESURE

h3

FORMATION
À DISTANCE

Prochaines dates

  • 18 et 19 juillet 2022
  • 08 et 09 septembre 2022

Tarif inter-entreprises : 560 € nets de TVA/personne
Groupe en salle 6 personnes maxi

Tarif individuel:
Présentiel ou à distance: 1 200€

Tarif intra-entreprise:
Présentiel ou à distance: 1 800€
pour un groupe de 6 personnes maxi 

Objectifs de l’action de formation :

A l’issue de la formation, vous aurez la capacité de :

  • Utiliser le logiciel Teams dans votre activité professionnelle quotidienne pour communiquer avec vos collaborateurs dans un espace de travail sous Microsoft 365
  • Gérer le partage et le stockage des fichiers dans Teams et OneDrive
  • Adapter votre utilisation de l’outil Outlook en interaction avec Teams

Valeur ajoutée :

La formation s’adresse aux professionnels qui travaillent dans l’environnement Microsoft 365. Elle vise à professionnaliser les collaborateurs et collaboratrices de l’entreprise afin d’exploiter efficacement les outils bureautiques et de s’adapter à la nouvelle organisation de travail collaboratif en distanciel. Cette formation permettra aux collaborateurs et collaboratrices de s’approprier des outils et méthodes de travail.

 

Taux de Satisfaction : Pas d’indicateurs de disponible

Durée: 14,00 h

Public concerné : Tout public, Collaborateurs ou collaboratrices d’entreprise

Effectif du groupe : De 2 à 6 personnes maximum

Référence : TeamODOut

Domaine : Bureautique

Modalité d’accès : Après une analyse de besoin vous recevez une proposition détaillée.

Modalité d’évaluation : Evaluation en début et fin de formation pour mesurer la progression des apprentissages.

Avec Certification TOSA ou ENI
(+1 heure et +60€)

Prérequis :

  • Utiliser régulièrement un ordinateur
  • Gérer une arborescence Windows (créer des dossiers, classer, renommer, supprimer, déplacer, dupliquer)
  • Envoyer, recevoir, répondre, transférer et classer des messages.
  • Être détenteur d’une licence Microsoft 365

 

Autre prérequis (le cas échéant) :

Prérequis Techniques pour les formations en classe virtuelle: Disposer d’un PC équipé de Webcam, haut parleur et micro avec accès Internet. Privilégier un connexion avec un câble Ethernet plutôt que le Wifi. Avoir accès au logiciel Microsoft 365 installé sur le PC. Pouvoir accéder à sa boîte de messagerie pour les émargements digitaux.

Formation disponible en classes virtuelles

100% avec le formateur via Teams ou Zoom. Pédagogie active basée sur la mise en pratique de cas professionnels. (Démonstrations, exercices et mises en situation). Formation organisée en demi-journée

Prérequis techniques

  • Disposer d’un PC équipé de Webcam, haut-parleur et micro avec un accès Internet.
  • Avoir accès au logiciel de la thématique concernée le cas échéant (logiciel installé sur l’ordinateur avec une licence à jour)
  • Privilégier une connexion avec un câble Ethernet plutôt que le wifi. Privilégier un espace calme et isolé. Pouvoir consulter sa boîte de messagerie transmise à AGISS (pour les émargements digitaux)

PROGRAMME

TEAMS : COLLABORER AVEC SES COLLEGUES

Introduction

Connaître les différences entre les versions « Web », « Application » et « Mobile » de Teams.

Interface

Utiliser les barres de menu horizontale et verticale – Le menu utilisateur – Consulter l’aide.

Atelier : Ajouter une image de profil et passer le statut en « occupé »

Activité

Suivre le flux d’actualités – Consulter l’historique de « mon activité » – Filtrer l’activité – Ajuster les Paramètres de Notification selon ses besoins.

Atelier : Filtrer le flux afin de n’afficher que les mentions personnelles

Equipes

Créer une équipe (privée ou à l’échelle de l’organisation) – Ajouter des membres/invités à une équipe – Attribuer une image à une équipe – Gérer les rôles des utilisateurs – Utiliser des canaux d’équipe (utilité, créer, fichiers, membres) – Publier dans un canal ou une équipe

Atelier : Créer un canal, y ajouter des membres et faire une publication avec mention

Conversations et Appels

Publier ou converser – Démarrer, répondre à une conversation –Appels audio/vidéo.

Atelier : Envoyer un message direct contenant un lien à un interlocuteur via l’outil Conversation

Calendrier/Réunions

Planifier une réunion (via Teams ou Outlook) – Modifier/gérer une réunion planifiée – Démarrer une réunion immédiate – Utiliser les fonctionnalités de réunion (partage écran, lever la main, notes de réunion, effets d’arrière-plan, options, enregistrer une réunion)

Atelier : Planifier une réunion Teams avec périodicité dans un canal

Fichiers

Mettre des dossiers ou fichiers à disposition – Gérer des fichiers – Ajouter du stockage cloud (Google Drive/Dropbox) – Co-éditer un fichier dans Teams (Word, Excel et PowerPoint Online)

Atelier : Charger un document PDF et le convertir en onglet

ONEDRIVE : STOCKER ET PARTAGER DES DOSSIERS/FICHIERS

Introduction

Appréhender le concept du Cloud – Accéder au stockage local et en ligne – Synchronisation

Découvrir l’interface en ligne

Utiliser le volet de navigation (récents, corbeille, partagés) – Gérer la liste des fichiers/dossiers – Utiliser la barre d’outils – Modifier l’affichage (modes d’affichage liste, liste compacte, vignettes) – Utiliser la zone de recherche – Consulter les propriétés dans le volet d’informations

Atelier : Charger des images dans un dossier et passer l’affichage en mode « vignettes »

Créer et gérer ses dossiers et fichiers

Créer une arborescence de fichiers – Créer un fichier Word, Excel ou PowerPoint – Charger un fichier ou un dossier – Gérer ses fichiers (sélectionner, ouvrir, éditer en ligne, déplacer, aperçu, supprimer, télécharger, historiques des versions) – Utiliser la corbeille principale ou secondaire

Atelier : Récupérer un fichier supprimé dans la corbeille secondaire

  1. Partager ses fichiers ou dossiers

Créer un lien de partage pour un dossier ou un fichier – Partager avec des collègues ou interlocuteurs externes – Visualiser, modifier ou révoquer des autorisations de partage

Atelier : Effectuer un partage de dossier et donner accès à des personnes spécifiques

OneDrive en local

Suspendre/réactiver la synchronisation – Libérer de l’espace en local

Atelier : Nettoyer le dossier OneDrive en libérant de l’espace selon les consignes

OUTLOOK : COMMUNIQUER ET ORGANISER MON ACTIVITE AVEC MES INTERLOCUTEURS EXTERNES

La Messagerie

Connaître les interfaces des versions « Application » et « Webmail » d’Outlook. Utiliser le gestionnaire d’absence du bureau. Mettre en place des règles de gestion des messages. Définir les options de suivi et d’envoi d’un message (accusé de lecture, envoi différé, catégories, drapeaux).

Atelier : Créer une règle de classement automatique des messages

Le Calendrier

Créer et modifier des rendez-vous – Organiser une réunion avec ou sans périodicité et gérer les réponses afférentes – Consulter le calendrier et modifier les options d’affichage du calendrier. Partager son calendrier.

Atelier : Organiser une réunion avec récurrence et assurer un suivi

Les Tâches

Créer et modifier une tâche – Utiliser les rappels – Créer une tâche récurrente –Accepter/refuser une tâche – Affecter une tâche à un tiers – Récupérer une tâche – Consulter/suivre les tâches en-cours ou terminées.

Atelier : Créer une tâche et l’assigner à un interlocuteur

Les Contacts

Créer un contact et y stocker des informations – Créer un groupe de contacts – Rechercher/utiliser un contact ou groupe de contacts – Transmettre un contact à un tiers

Evaluation : Créer un groupe de contacts et leur adresser un message

Gestion des contacts avec Outlook

MOYENS PÉDAGOGIQUES

Salle de formation équipée de :

  • PC sous Windows équipé de Office 365
  • Ecran de projections
  • Support de cours numérique

MÉTHODES PÉDAGOGIQUES

100% avec le formateur. Pédagogie active basée sur la mise en pratique de cas professionnels. (Démonstrations, exercices et mises en situation)

Mise à disposition d’un PC sous Windows équipé de la suite Office 365.

Modalités adaptées aux personnes en situation de handicap

  • Accompagnement individualisé possible par notre référente Handicap.
  • Une adaptation de nos cours est possible afin de répondre au mieux aux besoins de nos stagiaires.

PROFIL DE NOS INTERVENANTS

Nos formateurs/consultants sont qualifiés selon une procédure de recrutement répondant aux exigences de la norme NF 214 (cursus, parcours professionnels, compétences pédagogiques et d’animation, validation des supports de formation) et du RNQ de Qualiopi.

AGISS est également très attentif aux qualités humaines de ses intervenants. Avec une expérience terrain et/ou une expertise significative dans les domaines qu’ils animent, nos intervenants apportent des réponses pertinentes et réalistes.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

Les moyens permettant de suivre l’exécution de l’action et d’en apprécier les résultats

AGISS fournit un émargement digital qui sera signé par chaque stagiaire présent par demi-journées et par le formateur. Le suivi post formation est assuré par AGISS auprès des stagiaires, afin de garantir la pérennité des connaissances acquises, nous contactons les stagiaires dans une période de 3 à 6 mois après la formation afin de s’assurer de la bonne mise en pratique des nouvelles compétences acquises.

Validation de la formation

  • 1 attestation de stage sera remise au donneur d’ordre.
  • 1 attestation de fin de formation reprenant les objectifs, la nature, la durée de l’action et les résultats de l’action atteints sera envoyée par mail à chaque stagiaire.