OUTILS COLLABORATIFS Teams, OneDrive et Outlook
Être détenteur d’une licence Microsoft 365
Cette formation vise à professionnaliser les collaborateurs et collaboratrices de l’entreprise afin d’exploiter efficacement les outils bureautiques et de s’adapter à la nouvelle organisation de travail collaboratif en distanciel.
Public concerné : Salariés
Pré requis : Utiliser régulièrement un PC, ayant une bonne maîtrise du clavier et de la souris, sachant gérer une arborescence Windows et en capacité d’envoyer, de recevoir, de répondre, de transférer un mail
Durée du stage : 14 heures - 2 jours non consécutifs
Effectif du groupe : De 3 à 4 personnes maximum
Objectif pédagogique :
A l’issue de la formation, l’apprenant-e aura la capacité de :
- Utiliser le logiciel Teams dans son activité professionnelle quotidienne pour communiquer avec ses collaborateurs dans un espace de travail sous Microsoft 365
- Gérer le partage et le stockage des fichiers dans Teams et Onedrive
- Adapter son utilisation de l’outil Outlook en interaction avec Teams
Prix public inter-entreprises : 560 € par personne
Prix public intra-entreprises : 1670 € groupe de 8 pers Maxi/par jour
(les formations ne sont pas soumises à TVA)
- 15/11/2021
TEAMS : COLLABORER AVEC SES COLLEGUES
A. Introduction
Connaître les différences entre les versions « Web », « Application » et « Mobile » de Teams.
B. Interface
Utiliser les barres de menu horizontale et verticale Le menu utilisateur Consulter l’aide.
Atelier : Ajouter une image de profil et passer le statut en « occupé »
C. Activité
Suivre le flux d’actualités Consulter l’historique de « mon activité » Filtrer l’activité Ajuster les Paramètres de Notification selon ses besoins.
Atelier : Filtrer le flux afin de n’afficher que les mentions personnelles
D. Equipes
Créer une équipe (privée ou à l’échelle de l’organisation) Ajouter des membres/invités à une équipe Attribuer une image à une équipe Gérer les rôles des utilisateurs Utiliser des canaux d’équipe (utilité, créer, fichiers, membres) Publier dans un canal ou une équipe
Atelier : Créer un canal, y ajouter des membres et faire une publication avec mention
E. Conversations et Appels
Publier ou converser Démarrer, répondre à une conversation Appels audio/vidéo.
Atelier : Envoyer un message direct contenant un lien à un interlocuteur via l’outil Conversation
F. Calendrier/Réunions
Planifier une réunion (via Teams ou Outlook) Modifier/gérer une réunion planifiée Démarrer une réunion immédiate Utiliser les fonctionnalités de réunion (partage écran, lever la main, notes de réunion, effets d’arrière-plan, options, enregistrer une réunion)
Atelier : Planifier une réunion Teams avec périodicité dans un canal
G. Fichiers
Mettre des dossiers ou fichiers à disposition Gérer des fichiers Ajouter du stockage cloud (Google Drive/Dropbox) - Co-éditer un fichier dans Teams (Word, Excel et PowerPoint Online)
Atelier : Charger un document PDF et le convertir en onglet
ONEDRIVE : STOCKER ET PARTAGER DES DOSSIERS/FICHIERS
A. Introduction
Appréhender le concept du Cloud Accéder au stockage local et en ligne Synchronisation
B. Découvrir l’interface en ligne
Utiliser le volet de navigation (récents, corbeille, partagés) Gérer la liste des fichiers/dossiers Utiliser la barre d’outils Modifier l’affichage (modes d’affichage liste, liste compacte, vignettes) Utiliser la zone de recherche Consulter les propriétés dans le volet d’informations
Atelier : Charger des images dans un dossier et passer l’affichage en mode « vignettes »
C. Créer et gérer ses dossiers et fichiers
Créer une arborescence de fichiers Créer un fichier Word, Excel ou PowerPoint Charger un fichier ou un dossier - Gérer ses fichiers (sélectionner, ouvrir, éditer en ligne, déplacer, aperçu, supprimer, télécharger, historiques des versions) Utiliser la corbeille principale ou secondaire
Atelier : Récupérer un fichier supprimé dans la corbeille secondaire
D. Partager ses fichiers ou dossiers
Créer un lien de partage pour un dossier ou un fichier - Partager avec des collègues ou interlocuteurs externes Visualiser, modifier ou révoquer des autorisations de partage
Atelier : Effectuer un partage de dossier et donner accès à des personnes spécifiques
E. OneDrive en local
Suspendre/réactiver la synchronisation Libérer de l’espace en local
Atelier : Nettoyer le dossier OneDrive en libérant de l’espace selon les consignes
OUTLOOK : COMMUNIQUER ET ORGANISER MON ACTIVITE AVEC MES INTERLOCUTEURS EXTERNES
A. La Messagerie
Connaître les interfaces des versions « Application » et « Webmail » d’Outlook. Utiliser le gestionnaire d’absence du bureau. Mettre en place des règles de gestion des messages. Définir les options de suivi et d’envoi d’un message (accusé de lecture, envoi différé, catégories, drapeaux).
Atelier : Créer une règle de classement automatique des messages
B. Le Calendrier
Créer et modifier des rendez-vous Organiser une réunion avec ou sans périodicité et gérer les réponses afférentes Consulter le calendrier et modifier les options d’affichage du calendrier. Partager son calendrier.
Atelier : Organiser une réunion avec récurrence et assurer un suivi
C. Les Tâches
Créer et modifier une tâche Utiliser les rappels Créer une tâche récurrente Accepter/refuser une tâche Affecter une tâche à un tiers Récupérer une tâche Consulter/suivre les tâches en-cours ou terminées.
Atelier : Créer une tâche et l’assigner à un interlocuteur
D. Les Contacts
Créer un contact et y stocker des informations - Créer un groupe de contacts Rechercher/utiliser un contact ou groupe de contacts Transmettre un contact à un tiers
Atelier: Créer un groupe de contacts et leur adresser un message
Gestion des contacts avec Outlook
Exercices d’application et mise en situation pour échanger de l’information avec Teams.
Nos formateurs/consultants sont qualifiés selon une procédure de recrutement répondant aux exigences de la norme NF 214 (cursus, parcours professionnels, compétences pédagogiques et d’animation, validation des supports de formation) et du RNQ.
AGISS est également très attentif aux qualités humaines de ses intervenants. Avec une expérience terrain et/ou une expertise significative dans les domaines qu’ils animent, nos intervenants apportent des réponses pertinentes et réalistes.
Les moyens permettant de suivre l’exécution de l’action et d’en apprécier les résultats
Les moyens permettant de suivre l’exécution de l’action et d’en apprécier les résultats
AGISS fournit un émargement digital qui sera signé par chaque stagiaire présent par demi-journées et par le formateur
Le suivi post formation est assuré par AGISS auprès des stagiaires, afin de garantir la pérennité des connaissances acquises, nous contactons les stagiaires dans une période de 3 à 6 mois après la formation afin de s’assurer de la bonne mise en pratique des nouvelles compétences acquises.
Prérequis techniques pour les formations en classe virtuelle
·Disposer d’un PC équipé de Webcam, haut-parleur et micro avec un accès Internet.
·Avoir accès au logiciel de la thématique concernée le cas échéant (logiciel installé sur l’ordinateur avec une licence à jour)
·Privilégier une connexion avec un câble Ethernet plutôt que le wifi.
·Privilégier un espace calme et isolé.
·Pouvoir consulter sa boîte de messagerie transmise à AGISS (pour les émargements digitaux)
Validation de la formation
1 attestation de stage sera remise au donneur d’ordre.1 attestation de fin de stage reprenant les objectifs atteints sera envoyée par mail à chaque stagiaire suivant les résultats de l’évaluation
